วันพฤหัสบดีที่ 24 พฤศจิกายน พ.ศ. 2554

บทที่ 8 การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศนำเสนองาน

การนำเสนองาน
                1.สร้างบรรยากาศ-ในการนำเสนอแต่ละครั้ง จำเป็นต้องมีแก่นหรือสาระสำคัญของสิ่งที่ต้องการนำเสนอ แต่ไม่จำเป็นจะต้องบอกออกไปโต้งๆ ตั้งแต่ต้น "There is something in the air today.
                2.แสดงความกระตือรือร้นให้เห็น-สตีฟ จ็อปส์ เป็นคนที่หลงใหลกับการออกแบบและสร้างคอมพิวเตอร์มาก ซึ่งความหลงใหลของเขาได้ถ่ายทอดลงมาสู่การนำเสนองานของเขา คนส่วนมากเมื่อต้องนำเสนอบางสิ่งบางอย่าง 
                3.แจ้งกรอบการพูดให้ผู้ฟังทราบโดยสังเขป-ในตอนต้นของการนำเสนอ สตีฟ จ็อบส์ แจ้งให้ทุกคนทราบเลยว่ามี 4 เรื่องด้วยกัน.
                4.ทำให้ตัวเลขมีความหมาย-ตอนที่สตีฟ จ็อบส์ พูดถึงยอดจำหน่าย I Phone 
                5.ทำในสิ่งที่ผู้ฟังจะต้องจดจำ-นี่เป็นช่วงเวลาที่ผู้ฟังต้องจดจำและพูดเกี่ยวกับเรื่องนี้ต่อไป ในการนำเสนอสินค้าของสตีฟ จ็อบส์ ทุกครั้ง 
                6.สร้าง power point สำหรับการนำเสนอที่กระชับ-คนนำเสนองานโดยส่วนมากจะชอบสร้าง power point ที่เต็มไปด้วยข้อมูลมากมาย
                7.ทำให้เป็นการแสดงมากกว่าการฟังปาฐกถา-ในการนำเสนอของสตีฟ จ็อบส์ นั้น จะมีการใช้วิธีการนำเสนอหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการให้ดูวิดีโอแบบสั้นๆ การสาธิตต่างๆ และการให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอ ซึ่งทำให้คนฟังรู้สึกเหมือนมาดูการแสดงมากกว่าการมานั่งฟังเฉยๆ
                8.อย่าตระหนกกับปัญหาที่เกิด-ไม่ว่าคุณจะเตรียมตัวมาดีแค่ไหน แน่นอนว่าในการนำเสนอ ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เสมอ
                9.ขายประโยชน์ของสินค้า-คนส่วนมากชอบขายคุณลักษณะของสินค้ามากกว่าประโยชน์ของมัน
                10.ซ้อม ซ้อม และซ้อม-สตีฟ จ็อบส์ คงไม่สามารถนำเสนอได้ดีเช่นนี้ถ้าเขาไม่ได้ผ่านการซ้อมมาก่อน การนำเสนอที่จะทำให้การพูดลื่นไหลไปได้อย่างเหมาะเจาะกับ keynote และวิดีโอสั้นๆ
http://www.classifiedthai.com
 รูปแบบการนำเสนองาน  
                การนำเสนองาน (Presentation) เป็นทักษะที่มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับพนักงานทุกๆระดับในองค์กร เช่น พนักงานขายในบริษัทบางแห่ง ต้องใช้ทักษะการนำเสนองานอยู่เสมอในระหว่างขั้นตอนการขาย ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนองานเพื่อแนะนำองค์กร เพื่อนำเสนอคุณลักษณะและคุณประโยชน์ของสินค้าและบริการ รวมไปถึงการสาธิตวิธีการใช้งาน นอกจากนั้น การนำเสนองานยังนำมาใช้ภายในองค์กร เพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือ ขอความร่วมมือในโครงการต่างๆ
             การนำเสนองานที่ประสบความสำเร็จนั้น เกิดขึ้นจากองค์ประกอบ 3 ประการด้วยกัน 1) การกำหนดวัตถุประสงค์และวิเคราะห์ผู้ฟัง 2) การวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอ และ 3) วิธีการนำเสนอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการวิเคราะห์ผู้ฟัง ซึ่งหมายถึง การวิเคราะห์ความต้องการ ความสนใจ หรือความกังวลใจของผู้ฟัง รวมถึงความเข้าใจในสไตล์ ความชอบของผู้ฟัง เพื่อให้สามารถออกแบบโครงสร้างและเนื้อหาการนำเสนอที่มีความเหมาะสม สอดคล้องและโดนใจผู้ฟัง
                วัตถุประสงค์การนำเสนอ เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทางให้แก่ผู้นำเสนอในการวางแผนและพัฒนาเนื้อหาการนำเสนอ รวมไปถึงรูปแบบหรือลีลาการนำเสนอ วัตถุประสงค์ในการนำเสนออาจเป็น เพื่อสร้างความมั่นใจ หรือโน้มน้าวชักจูงให้ผู้ฟังเชื่อและกระทำการบางสิ่งบางอย่าง  หรือเพื่อแจ้งให้ผู้ฟังทราบเพื่อให้เกิดความเข้าใจและให้ความร่วมมือ
                เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์และทราบความต้องการของผู้ฟังแล้ว ผู้นำเสนอก็สามารถวางโครงสร้างเนื้อหาการนำเสนอที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ฟัง ซึ่งเนื้อหาการนำเสนอต้องมีความน่าเชื่อถือ โน้มน้าวและจูงใจผู้ฟัง รวมถึงมีความเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ผู้ฟังติดตามได้ง่าย ไม่สับสน นอกจากนั้น ผู้นำเสนอยังต้องสามารถเปิดการนำเสนอที่ทรงพลัง ดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตร และแนะนำตนเองในลักษณะที่ทำให้ผู้ฟังเชื่อถือ กำหนดโทนการนำเสนอให้ชัดเจนว่าจะให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอมากน้อยเพียงใด
                ในส่วนของการปิดการนำเสนอ เป็นส่วนสุดท้ายของการนำเสนอที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการตอกย้ำให้ผู้ฟังเห็นถึงคุณประโยชน์ของสินค้าหรือบริการ หรือตอกย้ำประเด็นสำคัญที่ตรงกับความต้องการของผู้ฟัง โดยผู้นำเสนอต้องไม่ลืมที่จะขอข้อผูกมัดจากผู้ฟังเกี่ยวกับการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
                สรุปแล้ว การนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ หมายถึงการนำเสนอที่เน้นผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง ไม่ใช่ ตัวผู้นำเสนอเป็นศูนย์กลาง ผู้นำเสนอควรใช้เวลาในการวิเคราะห์ผู้ฟัง เพื่อให้สามารถปรับเนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้องและมีประสิทธิผลสูงสุด การวางแผนจึงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดในการนำเสนอ เพราะการวางแผนที่ดี และความแม่นยำในเนื้อหาการนำเสนอ จะช่วยสร้างความมั่นใจ และทำให้ลีลาการนำเสนอเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติ จริงใจ และสร้างความมั่นใจแก่ผู้ฟังได้ในที่สุด
www.thaiall.com/freemind/